Mô Tả Công Việc Văn Phòng Bằng Tiếng Anh

Always greet all guests in a friendly and professional manner and use guest’s name at every opportunity

Vì sao phòng xuất nhập khẩu ngày càng được coi trọng?

Hoạt động thương mại quốc tế là sự phát triển tất yếu của xã hội. Việc mở rộng các mối quan hệ quốc tế là tiền đề thúc đẩy nền kinh tế và doanh nghiệp phát triển. Vì vậy phòng xuất nhập khẩu ngày càng quan trọng hơn với các doanh nghiệp có phát sinh các hoạt động thương mại quốc tế. Hơn nữa các nghiệp vụ xuất nhập khẩu không hề đơn giản, mà đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nhất định mới thực hiện hoàn chỉnh được.

Ngoài ra, hoạt động xuất nhập khẩu còn liên quan đến nhiều thủ tục và các quy định của pháp luật. Để hoàn thành công việc tốt nhất, cần nắm bắt nhanh chóng các thông tư, điều luật thay đổi bổ sung về hoạt động xuất nhập khẩu. Đặc biệt là các quy định về thuế xuất nhập khẩu. Chính vì vậy, phòng xuất nhập khẩu ngày càng được các doanh nghiệp coi trọng hơn.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080 Email: [email protected] / [email protected] Website: https://hrchannels.com/ Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.

Được xem là một trong những công việc không có nhiều áp lực cho nên hành chính văn phòng trở thành một công việc lý tưởng của nhiều chị em phụ nữ. Tuy nhiên, thực tế công việc này có rất nhiều việc cần phải làm cũng như không hề nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ. Vậy mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Bài viết này sẽ trả lời giúp bạn.

Giới thiệu về vị trí nhân viên hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là một bộ phận cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Đây là bộ phận đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, phụ trách văn thư, hỗ trợ nhân viên về các loại giấy tờ cũng như là lễ tân của doanh nghiệp và còn nhiều các công việc không tên khác.

Bên cạnh đó, hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ chuẩn bị giấy tờ, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, tổ chức sự kiện,… cho công ty. Cũng như đặt hàng các vật dụng văn phòng cần thiết cho quá trình hoạt động của công ty như giấy, viết,…

Như vậy, bạn có thể thấy được rằng công việc của nhân viên hành chính văn phòng là khá nhiều. Cho nên, đây không thể xem là công việc nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ.

Với những giới thiệu như trên, bạn đã có thể hiểu sơ lược về công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Phần tiếp theo đây, chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn về mô tả công việc của bộ phận hành chính văn phòng, bạn cùng đọc tiếp nhé.

Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận các loại giấy tờ, hồ sơ, công văn,… được gửi đến công ty. Sau đó chuyển đến các bộ phận có liên quan khác.

Hành chính văn phòng là bộ phận lưu trữ các loại giấy tờ, thủ tục quan trọng của công ty.

Các báo cáo về tình trạng của nhân viên như đau ốm, thai sản, nghỉ phép,… đều được đưa đến hành chính văn phòng tiếp nhận và xử lý.

Lập các văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong công ty và in ấn, phát hành khi cần thiết.

Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ nhận các cuộc gọi đến và chuyển sang bộ phận có liên quan. Cũng như đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến làm việc tại công ty.

Các cuộc hội, họp sẽ do bộ phận hành chính văn phòng chuẩn bị tài liệu, giấy tờ, nước uống,… theo yêu cầu.

Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân viên trong công ty,… theo những chỉ thị từ ban lãnh đạo.

Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản của công ty phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế, đảm bảo cho quá trình làm việc tốt nhất của nhân viên.

Lập danh sách, kế hoạch mua các thiết bị văn phòng phẩm kịp thời phục vụ quá trình làm việc của công ty.

Hành chính văn phòng chính là bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ của nhân viên.

Đây cũng là bộ phận xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,…

Lên hợp đồng thử việc, hợp làm việc chính thức và thực hiện công tác ký kết hợp đồng với nhân viên.

Cập nhật các loại giấy tờ của nhân viên đảm bảo đầy đủ theo yêu cầu của Pháp luật.

Giải quyết những thắc mắc, yêu cầu bổ sung về BHXH, BHYT của nhân viên cũng như những phúc lợi, thưởng phạt chung của công ty.

Với phần mô tả công việc như trên đã phần nào giúp bạn xác định được những công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Việc tìm hiểu trước khi lựa chọn làm việc sẽ giúp bạn xác định phần việc cần làm của công việc đó. Từ đó có sự chuẩn bị để tránh trường hợp choáng ngợp trước khối lượng công việc quá lớn hay bị hụt hẫng khi công việc mình làm không như tưởng tượng. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đến bạn những thông tin bổ ích.

Thực hiện các thủ tục thanh toán

Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các thủ tục thanh toán như mở L/C - Letter of Credit, hoặc mở bảo lãnh ngân hàng, khi tiến hành các hoạt động thanh toán quốc tế.

Trách nhiệm của phòng xuất nhập khẩu là cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ để bộ phận kế toán ghi nhận vào sổ sách. Đồng thời, chuyển giao đầy đủ các thông tin về lô hàng để kế toán theo dõi quá trình thanh toán.

Thực hiện các thủ tục và chuẩn bị giấy tờ nhập xuất hàng hóa

Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho hoạt động nhập, xuất hàng như là: hợp đồng, chứng từ xuất nhập khẩu, chứng từ vận chuyển, hồ sơ thanh toán… Nếu như các giấy tờ này được chuẩn bị tốt thì hàng hóa sẽ lưu thông nhanh chóng, giúp hạn chế các thiệt hại tài chính do hàng hóa phải lưu tại cảng.

Khi chuẩn bị các hồ sơ thông quan hàng hóa, phòng xuất nhập khẩu cần kiểm tra kỹ lượng và đối chiếu số liệu trên hồ sơ với số lượng thực tế tại cửa khẩu. Quá trình này phải tiếp xúc với bên hải quan, có nhiều trường hợp khá phức tạp. Vì vậy đòi hỏi bộ phận phải linh hoạt xử lý. Để công việc được thuận lợi, cần chủ động xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan.

Bên cạnh đó, phòng xuất nhập khẩu cần phải lưu giữ đầy đủ tất cả các hồ sơ và tài liệu liên quan đến các hợp đồng xuất nhập khẩu. Kịp thời cập nhật và theo dõi các hồ sơ thuộc phạm vi quản lý của bộ phận.

Đề xuất kế hoạch kinh doanh và báo cáo

Phòng xuất nhập khẩu cần tham mưu cho Ban giám đốc và đề xuất các kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho công ty. Định kỳ lập báo cáo cho Ban giám đốc và các báo cáo cho cơ quan nhà nước.

Ngoài ra, còn tham gia vào việc đưa ra các đề xuất về cách thức xử lý công việc, xây dựng định hướng chiến lược xuất nhập khẩu, để góp phần nâng cao hiệu quả công việc. >>> Bạn xem thêm: Chức năng, nhiệm vụ phòng xuất nhập khẩu

Mô tả công việc của phòng xuất nhập khẩu

Nhìn chung công việc của phòng xuất nhập khẩu chính là thực hiện toàn bộ quy trình để mua hàng hóa từ nước ngoài về hoặc bán hàng hóa ra nước ngoài.

Phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm tiến hành các hoạt động đàm phán, trao đổi, thương lượng và thống nhất để ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc đối tác.

Để việc đàm phán diễn ra thành công thì phòng xuất nhập khẩu cần chuẩn bị nội dung, thông tin liên quan đến sản phẩm, nhân sự đàm phán, chương trình đàm phán và xác định mục tiêu đàm phán.

Tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp mới cho doanh nghiệp

Để công việc kinh doanh của doanh nghiệp phát triển liên tục, phòng xuất nhập khẩu cần tiến hành tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp mới cho doanh nghiệp. Họ phải chủ động thực hiện việc nghiên cứu thị trường để tìm kiếm và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. >>> Xem thêm: Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu

Tổ chức thực hiện hợp đồng đã ký kết theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận. Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện từng đơn hàng đã ký kết, đảm bảo tuân thủ đúng các điều khoản của hợp đồng.

Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng, nhà cung cấp để kịp thời nắm bắt các phản hồi mới nhất về đơn hàng, cũng như tiến độ thực hiện và có biện pháp xử lý nhanh chóng khi phát sinh sự cố.